この記事シリーズでは、社内業務でChatGPT-4oを活用する方法とその注意点・ポイントについて紹介しています。
今回は、以下の社内業務でお困りの方をターゲットに、課題の解決法をお伝えします。
●想定ターゲット：業務でExcelデータを分類する際に、視覚的に分かりやすくなるようにデータを色分けし整理したい方
●解決したい課題：Excelデータを効率良く色分けして分類できる
Excelで行いたいことをChatGPTに質問すれば答えてくれる！
例えば上図のようにExcelデータを分類別に色分けしたいとします。
今回の場合は、以下のように分類して色分けをしたいと仮定します。
・採用者（E）がNGで担当者（B）がOKなら黄色
・採用者（E）がOKで担当者（B）がNGなら青色
・採用者（E）がNGで担当者（B）がNGならピンク色
これを一つ一つ手作業で行うと大変であるため、ChatGPTにどのような操作が適切であるかを質問します。
ChatGPTを上手く使えば、目的に合ったExcel処理の提案をしてもらえるため、大変便利です。
ChatGPTにをExcel関数を提案してもらう
ChatGPTに、以下のプロンプトでExcelを分類する際に必要な操作を質問しました。
Excelで以下を実装したいのですが、実現方法を具体的に教えてください。
B列・E列がOKまたはNGいずれか
E列がNGでB列がOKなら→B～E列を黄色
E列がOKでB列がNGなら→B～E列を青色
E列がNGでB列がNGなら→B～E列をピンク色
対象はすべてのシートと行です。
すると、ChatGPTは以下のように詳しい操作付きで必要なExcel関数を提案してくれました。
対応する色を指定したい場合には、［書式］から［塗りつぶし］タブを選択後に、［その他の色］を選択し、［ユーザ設定］からRGB値（赤・青・緑の各数値）を指定することで、目的の色に合わせることができます。
実際にこちらの関数を、ChatGPTの指示通りにExcelに入力したところ、きちんと色分けすることができました。
また、対象をすべての行・シートとしたために、ChatGPTは以下のような提案もしてくれました。
ChatGPTにVBAを提案してもらう
VBAとは、Visual Basic for Applicationsの略で、Excelの拡張機能で簡易的なプログラムを記述し複雑な処理の自動化を図る仕組みのことです。
ルールを適用したいシートが多数ある場合には、VBAを使用すると一度の処理ですむために便利です。
ChatGPTに、以下のプロンプトでExcelを分類する際に必要な操作を質問しました。
VBAマクロのやり方を教えてください。
それまでの会話の流れから、改めて条件を指定しなくともChatGPTは行いたい処理をくみ取ってくれます。ChatGPTは以下のVBAを提案してくれました。
VBAコード▼
Sub ApplyConditionalFormatting()
Dim ws As Worksheet
Dim rngBtoF As Range
Dim rngGtoK As Range
For Each ws In ThisWorkbook.Sheets
Set rngBtoF = ws.Range("B:E") ' B列からE列までの範囲
' B列からE列の条件付き書式をクリア
rngBtoF.FormatConditions.Delete
' B列からE列に条件付き書式を設定
With rngBtoF
.FormatConditions.Add Type:=xlExpression, Formula1:="=AND($F1=""NG"", $B1=""OK"")"
.FormatConditions(.FormatConditions.Count).Interior.Color = RGB(255, 255, 0) ' 黄色
.FormatConditions.Add Type:=xlExpression, Formula1:="=AND($F1=""OK"", $B1=""NG"")"
.FormatConditions(.FormatConditions.Count).Interior.Color = RGB(183, 222, 232) ' 青色
.FormatConditions.Add Type:=xlExpression, Formula1:="=AND($F1=""NG"", $B1=""NG"")"
.FormatConditions(.FormatConditions.Count).Interior.Color = RGB(253, 233, 217) ' ピンク色
End With
Next ws
End Sub
なお、ChatGPTが一度で正確なVBAコードを出してくれない場合もあります。その場合は、以下のようなプロンプトを出して再度質問してみましょう。
以下のようにVBAコードを書きましたが、○○の所がうまく反映されません。なぜでしょうか。
［VBAコード］貼り付け
具体的なエラーの場所を指定することで、ChatGPTが回答しやすくなります。
ChatGPTを活用し、Excel処理の業務効率化につなげよう
この記事では、Excelデータを効率良く色分けして分類したい場合のChatGPT-4oの活用法についてお伝えしました。
業務でExcelデータを分類する際に適切な関数やVBAコードをChatGPTから引き出すことができれば、大幅な業務効率化の実現につながります。
その際に、今回紹介した手順やプロンプトがきっと役に立つことでしょう。
この記事を参考に、思うようにExcelデータを処理できなかった場合は、ChatGPTを活用してみてください。
